Ввиду сложности обсуждаемых проблем, решение которых может быть достигнуто только при взаимодействии государственных и негосударственных структур и организаций участниками видеоконференции были с немецкой стороны:

• У. Рам, руководитель отдела международного сотрудничества канцелярии сената Гамбурга;
  
• Г. Вебер, председатель Германо-Российского общества;
  
• Р. Кабанов, представитель общественной организации "Союз Рабочих Самаритян (СРС)";
  
• А. Петрик, пресс-секретарь главного финансового управления федеральной земли Гамбург министерства финансов ФРГ,

а так же представители различных негосударственных организаций, которые активно участвуют в гуманитарных акциях.
С российской стороны в видеоконференции приняли участие:

• И.А.Чижова, начальник отдела таможенных платежей службы федеральных таможенных доходов СЗТУ,
  
• А.В.Живчиков, начальник Василеостровского таможенного поста Санкт-Петербургской таможни,
  
• Е.П. Городный, директор СПб ГУ "Центр международных гуманитарных связей",
  
• В.Е.Смирягин, ген. директор общественной организации "Союз Рабочих Самаритян (СРС)",

а также представители различных общественных организаций, являющиеся получателями гуманитарных грузов.
В ходе видеоконференции на конкретном примере были рассмотрены все этапы проведения трансграничных акций дружбы, от комплектования груза и подготовки его к отправке до прохождения им таможенного оформления на российской границе и получения соответствующей организацией.
В результате выяснилось, что большинство проблем возникает при таможенном оформлении груза на российской границе. Представители Северо-Западного таможенного управления и Санкт-Петербургской таможни пояснили сложившуюся ситуацию и дали несколько практических советов для избежания сложностей в дальнейшем, а также ответили на вопросы немецкой стороны, связанные с таможенным законодательством Российской Федерации.
Представители "Центра международных гуманитарных связей" также принимали активное участие в ответах на вопросы немецкой стороны, поделившись своим опытом в осуществлении гуманитарных акций.
После завершения видеоконференции участникам от общественных организации была предоставлена возможность задать вопросы относительно особенностей таможенного оформления отдельных категорий грузов представителям таможенных структур.
Данная видеоконференция была первым этапом в реализации серии видеоконференций, проводимых в рамках плана сотрудничества, подписанного Гамбургской высшей народной школой и Северо-Западной академией государственной службы.
Следующим этапом станет видеоконференция с участием различных городских молодежных организаций на тему "Конфликты, безопасность, мир", которую планируется провести в июне 2005 года на базе СЗАГС.